Statuten en Reglementen

De postzegelvereniging De Post-Hoorn is statutair gevestigd in Hoorn, KvK: 71978291 met als SBI-code: 94992 Hobbyclubs, welke de belangen van postzegelverzamelaars behartigt. Onder aan deze pagina staat de volledige tekst van de KvK inschrijving.

Het secretariaat is gevestigd in Enkhuizen: Trappel-end 11, 1602 GN Enkhuizen, 0228-319402 of 06-3946.8044. E-mail: secretaris@depost-hoorn.nl.

De vereniging heeft een officiële website: depost-hoorn.nl

Het bestuur van de vereniging met contact gegevens staat gepubliceerd op deze website.

Voorstel Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Postzegelvereniging de Post-Hoorn

1. Activiteiten van de vereniging

Postzegelvereniging de Post-Hoorn heeft als doel voor haar leden:

  • organiseren van clubbijeenkomsten per jaar;
  • organiseren van clubveilingen en onderlinge ruilmogelijkheden;
  • verzorgen van rondzendingen;
  • tonen van verzamelingen op het showbord en/of het houden van een presentatie op filatelistisch gebied;
  • organiseren van evenementen, ook toegankelijk voor niet-leden;
  • al wat verder bijdraagt aan het doel van de vereniging

2. Verenigingsjaar

Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

3. Lidmaatschap

De vereniging kent:

  • gewone leden
  • ereleden
  • begunstigers

Personen van 18 jaar en ouder kunnen lid worden.

Belangstellenden die zich aanmelden bij de secretaris kunnen maximaal twee clubbijeenkomsten bijwonen als aspirant-lid voordat zij zich inschrijven als lid. Aspirant-leden worden op een clubavond voorgesteld. Eventuele bezwaren kunnen schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. waarna het bestuur beslist.

Een aspirant-lid dat zich na 1 maart inschrijft, betaalt een evenredig deel van de jaarcontributie. Het bestuur stelt dit bedrag vast.

4. Rechten van leden

Leden hebben het recht om:

  • de clubbijeenkomsten te bezoeken;
  • deel te nemen aan veilingen en rondzendingen;
  • postzegels en poststukken onderling te ruilen of te koop aan te bieden;
  • kandidaten voor het lidmaatschap voor te stellen;
  • gasten mee te brengen naar de clubbijeenkomsten.

Stemrecht hebben alle leden en ereleden, mits zij aan hun financiële verplichtingen hebben voldaan.
Begunstigers hebben geen stemrecht.

5. Contributie

De contributie wordt jaarlijks door de leden vastgesteld op het moment dat de begroting voor het komende jaar wordt goedgekeurd. Dit vindt in beginsel plaats in november.

Begunstigers betalen per jaar ten minste het voor leden vastgestelde contributiebedrag. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.

De contributie dient uiterlijk in januari te worden voldaan.

Te late betaling: Indien een lid na herinnering niet tijdig betaalt, is de penningmeester bevoegd de openstaande contributie te verhogen met € 2,50 administratiekosten per maand vertraging, waarbij een gedeelte van een maand als een volledige maand wordt gerekend.

Bij aanhoudende wanbetaling kan het bestuur besluiten het lid tijdelijk te schorsen voor deelname aan door de vereniging georganiseerde activiteiten. Het betrokken lid wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Wanneer de contributie ondanks herhaalde verzoeken uitblijft, kan het bestuur het lidmaatschap schriftelijk beëindigen.

6. Einde van het lidmaatschap

Het lidmaatschap eindigt:

  • door overlijden;
  • door schriftelijke of per e-mail ingediende opzegging vóór 15 november van het lopende jaar;
  • door royement;
  • door beëindiging wegens wanbetaling.

Bij beëindiging van het lidmaatschap blijven reeds aangegane financiële verplichtingen, zoals abonnementen, volledig van kracht.

Royement kan plaatsvinden op voorstel van het bestuur of van ten minste 10 leden. Voor royement is een meerderheid van 75% van de geldig uitgebrachte stemmen vereist.

7. Bestuur

Het bestuur wordt gekozen door en uit de leden.

De voorzitter wordt in functie gekozen. De overige bestuursleden verdelen onderling de functies.

Het bestuur kent onder meer de volgende functies:

  • voorzitter
  • secretaris
  • penningmeester
  • hoofd rondzendingen
  • hoofd veilingen
  • redacteur/webmaster
  • overige bestuursleden

Een bestuurslid kan meerdere functies bekleden.

De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur en regelen de dagelijkse gang van zaken. Twee van deze functies kunnen door één persoon worden vervuld.

Bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar en zijn herkiesbaar. Er is een rooster van aftreden waarbij voorzitter, secretaris en penningmeester niet gelijktijdig aftreden.

Het bestuur vergadert wanneer dat nodig is. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.

Van bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt en door het bestuur vastgesteld.

Bestuursleden kunnen een vaste onkostenvergoeding ontvangen. De hoogte daarvan wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld en opgenomen in de begroting.

8. Taken binnen het bestuur

Voorzitter

  • leidt clubbijeenkomsten en ledenvergaderingen;
  • bewaakt naleving van statuten en reglement;
  • ziet toe op de uitvoering van bestuurstaken;
  • vertegenwoordigt de vereniging;
  • behandelt klachten.

Secretaris

  • voert de ledenadministratie;
  • verzorgt agenda’s, uitnodigingen en notulen;
  • verzorgt inkomende en uitgaande correspondentie;
  • stelt het jaarverslag op.

Penningmeester

  • beheert de financiën;
  • ontvangt contributies en betalingen van rondzendingen.
  • verzorgt begroting en jaarcijfers;
  • administreert de veilingopbrengsten en rekent veilingen af;
  • beheert inkomsten en uitgaven van de loterij;
  • nodigt de kascommissie uit;

Hoofd rondzendingen

  • organiseert en beheert de rondzenddienst;
  • controleert de administratieve afhandeling;
  • stemt bijzonderheden en betalingen af met de penningmeester.
  • Bij geschillen over uitnames beslist het hoofd rondzendingen.

Hoofd veilingen en loterij

  • organiseert de maandelijkse veiling;
  • organiseert de maandelijkse loterij;
  • neemt kavels in ontvangst;
  • beoordeelt kavels op geschiktheid;
  • beheert de kavels;
  • verzorgt de veilinglijst;
  • stelt loterijprijzen vast;
  • ziet toe op correcte afhandeling.
  • Bij geschillen over biedingen tijdens een veiling beslist de veilingmeester.

Redacteur/Webmaster

  • beheert technisch en inhoudelijk de officiële website;
  • kan bepaalde onderdelen met een wachtwoord uitsluitend voor leden toegankelijk maken;
  • verzorgt interne communicatie via website en nieuwsbrieven;
  • kan redactioneel verslag doen van activiteiten van het bestuur en haar leden;
  • beheert het op de website gepubliceerde privacybeleid van de vereniging en ziet toe op correcte verwerking van persoonsgegevens van het door het bestuur vastgestelde beleid binnen de vereniging.

Leden zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van verstrekte wachtwoorden.

9. Communicatie

Communicatie van het bestuur naar de leden verloopt in principe via:

  • e-mail naar het door het lid opgegeven e-mailadres;
  • publicatie op de officiële website van de vereniging.

Het lid is verantwoordelijk voor het actueel houden van zijn of haar e-mailadres en voor het regelmatig raadplegen van de website.

Leden die geen elektronische communicatie gebruiken, ontvangen op verzoek correspondentie per post via de secretaris.

10. Bijeenkomsten en Algemene Ledenvergadering

De vereniging organiseert:

  • In beginsel 10 clubbijeenkomsten per jaar;
    • De clubbijeenkomst in maart of april is tevens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
    • Op de clubbijeenkomst van november of december wordt tevens door de leden de begroting voor het volgende jaar vastgesteld en daarmee de hoogte van de contributie en de onkostenvergoedingen voor de bestuursleden voor het volgende jaar.
  • eventueel extra vergaderingen indien nodig of op verzoek van ten minste 10 leden.

Datum, tijd en locatie van bijeenkomsten worden door het bestuur vastgesteld.

Tijdens de Algemene Ledenvergadering:

  • brengt de secretaris verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar;
  • presenteert de penningmeester de financiële cijfers van het afgelopen jaar;
  • wordt verslag uitgebracht door de kascommissie;
  • kan de vergadering besluiten het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.
  • aftreden en benoeming bestuurs- en commissieleden

11. Inkomsten

De inkomsten van de vereniging bestaan uit:

  • contributies;
  • provisie rondzendingen;
  • provisie veilingen;
  • sponsoring en giften;
  • rente;
  • loterijen;
  • overige baten.

12. Wijziging van het reglement

Wijzigingen van dit reglement kunnen worden aangenomen met minimaal 75% van de geldig uitgebrachte stemmen tijdens een ledenvergadering. Voorgestelde wijzigingen moeten ten minste 14 dagen voorafgaand aan de vergadering aan de leden zijn bekendgemaakt.
De actuele tekst van het huishoudelijke reglement wordt op de website gepubliceerd.

13. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur met inachtneming van de statuten


Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering op 9 april 2026 te Hoorn.

Inschrijving in de Kamer van Koophandel:

U kunt hier het uittreksel KvK downloaden.