De vereniging organiseert voor haar leden zogenaamde rondzendingen.
De organisatie is in handen van mevrouw I. Wiebes:
Vriendschaplaan 49, 1695 DA Blokker
Telefoon: 0639091555 email: rondzendingen@depost-hoorn.nl
Bank: NL71RABO0147170184 tnv. Postzegelvereniging de Post-Hoorn
Rondzendingen zijn een methode voor postzegelverenigingen om (losse of per serie) postzegels en andere filatelistische stukken te verkopen door en aan haar leden. Het boekje waarin de leden zijn (dubbele) postzegels te koop aanbied aanbiedt, en aan de andere leden worden gezonden wordt rondzendboekje genoemd.
De aangeboden postzegels worden meestal met plakkers of in stroken in vakjes geplakt waarbij het catalogusnummer, de staat (gebruikt, gestempeld, postfris) en de prijs waarvoor het te koop wordt aangeboden worden vermeld.
Ieder deelnemend lid aan de rondzending heeft een stempeltje, dat door de vereniging ter beschikking wordt gesteld, met een uniek nummer, waarmee de gekochte postzegel in het dan lege vakje wordt afgestempeld.
De deelnemende leden geven aan elkaar de rondzending in de volgorde van een meegeleverde lijst van leden. Op die lijst wordt door de deelnemer het bedrag genoteerd dat men uit de rondzendboekjes heeft gehaald en afgestempeld. Dat bedrag dient dan per omgaande te worden overgemaakt aan de rekening van de vereniging.
De boekjes en de verschuldigde bedragen worden na iedere rondzending in een wijk gecontroleerd door de beheerder van de rondzendingen, in onze vereniging dus mevrouw Wiebes. Zij maakt de bedragen over aan de eigenaren van de samengestelde rondzend boekjes. En meldt deelnemers als zij fouten hebben gemaakt bij het uithalen, afstempelen en optellen van de verschuldigde bedragen.
De rondzendingen zijn verzekerd. De verzekering keert bij calamiteiten alleen uit als het duidelijk wie van de leden op dat moment de verantwoordelijkheid had voor de betreffende rondzending. Het is daarom van belang bij het doorgegeven van de rondzending door een lid aan de volgende deelnemer van de rondzending deze op een overdrachtsformulier wordt afgetekend. Bijgaande een voorbeeld van zo’n lijst:
Is uw lijst vol, dan kunt u hier desgewenst een nieuw blanco formulier downloaden.
Onze vereniging De Post-Hoorn ruilt ook met andere verenigingen de boekjes zodat er voor de eigen leden altijd een grote variëteit aan aanbod is.
Rondzendingen is voor de vereniging ook een bron van inkomsten omdat zij van de opbrengst van de verkoop een commissie int.
Regels voor de deelname aan de rondzendingen
- Deelname staat alleen open voor de leden van de vereniging.
- Voor de (gratis) deelname aan de rondzending moet men zich apart opgeven bij het secretariaat.
- Een rondzending bij de postzegelvereniging De Post-Hoorn bestaat uit twee dozen, gevuld met elk 10 boekjes met zegels. Bij elke zegel staat een catalogusnummer en de prijs.
- Controleer bij ontvangst van de rondzending altijd de boekjes op aantal en uitgenomen zegels. Lege vakjes direct melden aan uw voorganger en aan de rondzend manager. In de lege vakjes uw naam vermelden met de tekst “leeg aangetroffen”.
- Wanneer er een postzegel wordt uitgenomen dan schrijft men dit op een formulier en geeft een stempel op de regel van de uitgenomen zegel of zegels.
Uw rondzendnummer-stempel svp duidelijk afdrukken! - Voor het doorgeven aan de volgende deelnemer de lijst van de uitgenomen zegels goed controleren en natellen. Bij het doorgeven moet gebruikt worden gemaakt van het zogenaamde overdrachtsformulier.
- Het totaal bedrag van alle uitgenomen zegels, moet vervolgens per omgaande op de bankrekening NL71RABO0147170184 tnv. Postzegelvereniging De Post-Hoorn worden overgemaakt, onder vermelding van de doosnummers en het uitgenomen bedragen. Meldt daar ook uw naam als de naam van de gebruikte betaalrekening niet de uwe is.
- Houd de rondzending niet langer dan 3 x 24 uur.
- De laatste deelnemer op de lijst kan de rondzending inleveren, na telefonisch overleg, met de rondzendmanager van de vereniging en ontvangt dan direct een nieuwe rondzending mee.